Dès que vous êtes identifiés, le service Basécole en ligne affiche l'écran de choix du mode de recherche (Image 2) et vous propose de choisir les données à récupérer. Cochez les données choisies (livres sans images ni sons pour l'école élémentaire, livres avec images et sons pour l'école maternelle) puis validez : vous passez automatiquement à l'écran de recherche des livres.

L'écran de recherche comprend 3 zones qui permettent d'effectuer une recherche rapide par titre (ou auteur, éditeur ou collection) ou de chercher par un ISBN (ou un numéro de code à barre) ou de rechercher par un fichier contenant une liste de numéro ISBN (ou de codes barres).

Elle constitue un moyen très pratique pour retrouver un ouvrage dans Basécole. Tapez le début du titre dans la zone prévue (voir image 3) par exemple "La belle lisse poire" pour retrouver le roman de Pef La belle lisse poire du prince de Motordu et cliquez sur "valider" pour lancer la recherche.

Chaque ISBN ou code barre identifie une édition précise d'un ouvrage (par exemple le code barre "9782211066921" correspond à l'album Petit lapin perdu publié chez l'Ecole des loisirs en 2002) : la recherche par ce critère permet donc la recherche la plus exacte. Dans la zone ISBN, tapez un ou plusieurs ISBN ou codes barres puis cliquez sur le bouton "valider" pour lancer la recherche.

Elle constitue un moyen très rapide pour retrouver un ensemble d'ouvrages dans Basécole. Vous devez procéder en deux étapes. Dans un premier temps, réalisez avec un éditeur de texte (le bloc-notes de Windows par exemple) votre liste de codes barres ou d'ISBN. Vous devrez placer chaque ISBN ou code barre sur un nouvelle ligne. L'utilisation d'une douchette permet d'effectuer une liste de codes barres très rapidement. Lorsque la liste est terminée, enregistrez-la avec un nom significatif. Dans cet écran de recherche par le bouton "Parcourir" sélectionner votre fichier puis cliquez sur le bouton "valider" pour lancer la recherche.

Dès que vous avez cliqué sur le bouton "Valider", l'écran de recherche fait place à la liste des résultats de recherche (voir Image 6). Chaque ouvrage est repéré par une vignette, si cette vignette comporte une note de musique et des touches de couleur, il s'agit d'une référence avec l'image de la couverture et le fichier son du titre. Les principaux éléments de la fiche permettent d'identifier précisément l'ouvrage décrit. Si la fiche correspond à l'ouvrage que vous possédez, cochez la case "sélectionner" pour constituer votre panier. Si la fiche ressemble à un ouvrage que vous possédez (autre édition d'un même livre), il peut être judicieux de la sélectionner. Vous pourrez la modifier après importation dans Bcdi.

Des boutons permettent de placer toutes les fiches d'une page de résultats dans le panier. Lorsque votre sélection est terminée, cliquez sur le bouton "Ajouter la sélection au panier" ; vous pouvez ensuite retourner à l'écran des recherches (en cliquant sur le bouton "rechercher" dans le bandeau jaune) ou accéder au panier (en cliquant sur le bouton "Voir mon panier") pour effectuer le téléchargement des fiches choisies.

L'écran "Mon panier" vous permet de vérifier les fiches sélectionnées avant le téléchargement (voir Image 6). Cochez les fiches dont vous ne voulez pas et cliquez sur le bouton "Supprimer du panier" pour éliminer les fiches inutiles. Une ligne d'information vous rappelle le nombre d'unités dont vous disposez. Cliquez sur le bouton "Télécharger les notices" pour obtenir le fichier contenant les fiches sélectionnées.

Un écran intermédiaire (voir image 8) vous invite à télécharger GESTMMN : il s'agit du logiciel qui vous permettra de décompacter le fichier téléchargé et de le convertir, selon vos besoins, au format Bcdi 2 ou Bcdi 3. L'installation préalable de GESTMMN est impérative. Cliquez sur le bouton "Télécharger mon panier" pour copier sur votre machine le fichier MMN contenant les fiches sélectionnées.

Un écran (dont la présentation varie selon les versions de Windows et le navigateur utilisé) vous permet d'enregistrer le fichier sur le disque dur de votre ordinateur. Choisissez l'option "Enregistrer sur le disque" en repérant soigneusement l'emplacement de ce fichier : le bureau de Windows est généralement un bon choix.

Lancez l'explorateur de Windows ou le poste de travail (selon la version de Windows que vous possédez) ou encore placez-vous sur le bureau pour retrouver le fichier panier que vous avez téléchargé. Cliquez deux fois sur ce fichier : le programme GESTMMN se lance et vous montre le contenu du fichier panier (voir image 10). Cliquez sur le bouton "Tout" pour sélectionner tous les fichiers présents dans le fichier panier. Sélectionnez attentivement le répertoire but (c:\bcdi3\temp pour Bcdi3 et c:\bcdi\temp pour Bcdi2) ainsi que le format souhaité (Bcdi2 ou Bcdi3) puis cliquez sur le bouton "Ok". Les fiches sont regroupées dans un fichier unique appelé Toummn.dbf pour Bcdi2 ou Toutmmn.xml pour Bcdi3 et ce fichier est placé dans le répertoire but. Cliquez sur le bouton "Quitter" pour fermer GESTMM.

Lancez le logiciel Bcdi 2 identifiez-vous par le mot de passe du gestionnaire puis cliquez sur "Insérer" et "Mémonotices", un écran de sélection de fichier apparaît. Cliquez sur le fichier Toutmm.dbf. L'écran des options d'insertion s'affiche (voir image 11). Choisissez "Toutes" et "Avec exemplaires" pour des fiches avec images et sons et "Toutes" et "Sans exemplaires" pour des fiches sans images ni sons. A l'issue de l'importation, cliquez sur le bouton "Sortir" pour retourner sur l'écran principal de Bcdi 2.

L'exemplarisation est l'opération de création du numéro d'exemplaire (et de la fiche exemplaire utilisée pour le prêt). Si vous avez créé les exemplaires lors de l'étape précédente, cette section vous montrera comment retrouver les numéros d'exemplaires à placer sur les ouvrages (pour pouvoir les prêter). Depuis l'écran principal de Bcdi 2, choisissez "Editer", "Documents". Une fiche document vide apparaît à l'écran. Cliquez deux fois dans le champ Document, la liste des titres de documents de votre base s'affiche. Commencez à taper le premier titre du livre dont vous venez d'insérer la fiche. Puis cliquez deux fois sur le titre lorsqu'il apparaît. La fiche document de ce livre s'affiche à l'écran (voir image 12). Repérez le champ contenant le numéro d'exemplaire (voir image 12, cadre 1). Tapez dans cette zone le nombre d'exemplaires que vous possédez. Bcdi affiche les numéros d'exemplaires créés, indiquez ces numéros sur les livres à exemplariser. Si vous avez créé les exemplaires lors de l'insertion des fiches (voir l'étape précédente, cas des données avec images et sons), cliquez sur le bouton "Exemplaire associé" (voir image 12, cadre 2) pour faire apparaître la fiche exemplaire. Recopiez sur le livre le numéro indiqué dans le champ "N° Exemplaire" de cette fiche exemplaire. Cliquez sur le bouton "Sortir" pour quitter cet écran, puis sur le bouton "Sortir" de la fiche document et répétez les opérations ci-dessus pour tous les livres dont vous avez inséré les fiches.

Lancez le logiciel Bcdi 3 identifiez-vous par le mot de passe du gestionnaire puis cliquez sur "Importer" et "Mémonotices/Unimarc", un écran de sélection de fichier apparaît. Cliquez sur le fichier Toutmm.xml. L'écran des options d'insertion s'affiche (voir image 13). Choisissez "Toutes" et "Avec exemplaires" pour des fiches avec images et sons et "Toutes" et "Sans exemplaires" pour des fiches sans images ni sons. A l'issue de l'importation, vous retournez à l'écran principal de Bcdi 3.

L'exemplarisation est l'opération de création du numéro d'exemplaire (et de la fiche exemplaire utilisée pour le prêt). Si vous avez créé les exemplaires lors de l'étape précédente, cette section vous montrera comment retrouver les numéros d'exemplaires à placer sur les ouvrages (pour pouvoir les prêter). Depuis l'écran principal de Bcdi 3, vous pouvez retrouver toutes les fiches insérées par une recherche de documents, choisissez "Rechercher", "Documents". Dans l'écran de recherche, tapez la requête "Date de modif. = ~24/03/2005~" (remplacez cette date par la date du jour d'importation) [voir image 14, cadre 1]. Cliquez sur le bouton "oeil" pour lancer la recherche et voir les fiches documents [voir image 14, cadre 2].

La fiche document du premier livre importé s'affiche à l'écran (voir image 15). Repérez le champ contenant le numéro d'exemplaire (voir image 15, cadre 1). Tapez dans cette zone le nombre d'exemplaires que vous possédez. Bcdi affiche les numéros d'exemplaires créés, indiquez ces numéros sur les livres à exemplariser. Si vous avez créé les exemplaires lors de l'insertion des fiches (voir l'étape précédente, cas des données avec images et sons), cliquez sur le bouton "Liste Exemplaires (voir image 12, cadre 2) pour faire apparaître la fiche exemplaire. Recopiez sur le livre le numéro indiqué dans le champ "N° Exemplaire" de cette fiche exemplaire. Cliquez sur le bouton "Fiche suivante" (voir image 12, cadre 3) et répétez les opérations ci-dessus pour tous les livres dont vous avez inséré les fiches. A la fin de l'opération cliquez sur le bouton "X" pour quitter cet écran.