Dès que vous êtes identifiés, le service Basécole en ligne affiche l'écran de choix du mode de recherche (Image 16) et vous propose de choisir les données à récupérer. Cliquez sur "Télécharger les revues école" (voir image 16, cadre 1) : vous passez automatiquement à l'écran de sélection des revues.

Après avoir choisi l'année désirée, vous obtenez l'écran de sélection des lots de revues à télécharger (image 17). Repérez le lot à récupérer en notant qu'il existe pour chaque période, un lot avec des revues comportant des images et des sons (figurés par une disquette rouge: attention, ces lots peuvent atteindre une taille d'une dizaine de Mo !) et un lot avec des revues sans images ni sons (figurés par une disquette bleue). Le contenu de chaque lot est décrit dans la liste correspondante.

Un écran (dont la présentation varie selon les versions de Windows et le navigateur utilisé) vous permet d'enregistrer le fichier sur le disque dur de votre ordinateur. Choisissez l'option "Enregistrer sur le disque" en repérant soigneusement l'emplacement de ce fichier : le bureau de Windows est généralement un bon choix.

Lancez l'explorateur de Windows ou le poste de travail (selon la version de Windows que vous possédez) ou encore placez-vous sur le bureau pour retrouver le fichier panier que vous avez téléchargé. Cliquez deux fois sur ce fichier : le programme GESTMMN se lance et vous montre le contenu du fichier panier (voir image 19). Faites passer les fichiers voulus dans la zone droite de l'écran. N'oubliez pas de joindre les fichiers sons et images si nécessaire. Sélectionnez attentivement le répertoire but (c:\bcdi3\temp pour Bcdi3 et c:\bcdi\temp pour Bcdi2) ainsi que le format souhaité (Bcdi2 ou Bcdi3) puis cliquez sur le bouton "Ok". Les fiches sont regroupées dans un fichier unique appelé Toummn.dbf pour Bcdi2 ou Toutmmn.xml pour Bcdi3 et ce fichier est placé dans le répertoire but. Cliquez sur le bouton "Quitter" pour fermer GESTMM.

Lancez le logiciel Bcdi 2, identifiez-vous par le mot de passe du gestionnaire puis cliquez sur "Insérer" et "Mémonotices", un écran de sélection de fichier apparaît. Cliquez sur le fichier Toutmm.dbf. L'écran des options d'insertion s'affiche (voir image 20). Choisissez "Toutes" et "Avec exemplaires" pour des fiches avec images et sons et "Toutes" et "Sans exemplaires" pour des fiches sans images ni sons. A l'issue de l'importation, cliquez sur le bouton "Sortir" pour retourner sur l'écran principal de Bcdi 2.

L'exemplarisation est l'opération de création du numéro d'exemplaire (et de la fiche exemplaire utilisée pour le prêt). Si vous avez créé les exemplaires lors de l'étape précédente, cette section vous montrera comment retrouver les numéros d'exemplaires à placer sur les ouvrages (pour pouvoir les prêter). Depuis l'écran principal de Bcdi 2, choisissez "Editer", "Documents". Une fiche document vide apparaît à l'écran. Cliquez deux fois dans le champ Document, la liste des titres de documents de votre base s'affiche. Commencez à taper le premier titre de la revue dont vous venez d'insérer la fiche. Puis cliquez deux fois sur le titre lorsqu'il apparaît. La fiche document de cette revue s'affiche à l'écran (voir image 21). Repérez le champ contenant le numéro d'exemplaire (voir image 21, cadre 1). Tapez dans cette zone le nombre d'exemplaires que vous possédez. Bcdi affiche les numéros d'exemplaires créés, indiquez ces numéros sur les revues à exemplariser. Si vous avez créé les exemplaires lors de l'insertion des fiches (voir l'étape précédente, cas des données avec images et sons), cliquez sur le bouton "Exemplaire associé" (voir image 21, cadre 2) pour faire apparaître la fiche exemplaire. Recopiez sur la revue le numéro indiqué dans le champ "N° Exemplaire" de cette fiche exemplaire. Cliquez sur le bouton "Sortir" pour quitter cet écran, puis sur le bouton "Sortir" de la fiche document et répétez les opérations ci-dessus pour toutes les revues dont vous avez inséré les fiches.

Lancez le logiciel Bcdi 3 identifiez-vous par le mot de passe du gestionnaire puis cliquez sur "Importer" et "Mémonotices/Unimarc", un écran de sélection de fichier apparaît. Cliquez sur le fichier Toutmm.xml. L'écran des options d'insertion s'affiche (voir image 22). Choisissez "Toutes" et "Avec exemplaires" pour des fiches avec images et sons et "Toutes" et "Sans exemplaires" pour des fiches sans images ni sons. A l'issue de l'importation, vous retournez à l'écran principal de Bcdi 3.

L'exemplarisation est l'opération de création du numéro d'exemplaire (et de la fiche exemplaire utilisée pour le prêt). Si vous avez créé les exemplaires lors de l'étape précédente, cette section vous montrera comment retrouver les numéros d'exemplaires à placer sur les ouvrages (pour pouvoir les prêter). Depuis l'écran principal de Bcdi 3, vous pouvez retrouver toutes les fiches insérées par une recherche de documents, choisissez "Rechercher", "Documents". Dans l'écran de recherche, tapez la requête "Date de modif. = ~24/03/2005~" (remplacez cette date par la date du jour d'importation) [voir image 14, cadre 1]. Cliquez sur le bouton "oeil" pour lancer la recherche et voir les fiches documents [voir image 23, cadre 2].

La fiche document du premier livre importé s'affiche à l'écran (voir image 25). Repérez le champ contenant le numéro d'exemplaire (voir image 15, cadre 1). Tapez dans cette zone le nombre d'exemplaires que vous possédez. Bcdi affiche les numéros d'exemplaires créés, indiquez ces numéros sur les livres à exemplariser. Si vous avez créé les exemplaires lors de l'insertion des fiches (voir l'étape précédente, cas des données avec images et sons), cliquez sur le bouton "Liste Exemplaires (voir image 12, cadre 2) pour faire apparaître la fiche exemplaire. Recopiez sur la revue le numéro indiqué dans le champ "N° Exemplaire" de cette fiche exemplaire. Cliquez sur le bouton "Fiche suivante" (voir image 12, cadre 3) et répétez les opérations ci-dessus pour toutes les revues dont vous avez inséré les fiches. A la fin de l'opération cliquez sur le bouton "X" pour quitter cet écran.